ثبت تغییرات شرکت

بعد از تنظیم صورت‌جلسه مجمع یا هیئت‌مدیره یک شرکت، فردی به‌عنوان متقاضی مسئولیت تکمیل فرم‌های الکترونیکی را با مراجعه به سایت www.irsherkat.ssaa.ir بر عهده می‌گیرد.

مرحله 1: ورود اطلاعات شخصیت حقوقی

در این بخش از آموزش تصویری ثبت تغییرات، لازم است اطلاعات شخصیت حقوقی شامل شناسه ملی شرکت وارد شود. در صورتی که شناسه ملی وجود ندارد، باید شماره ثبت و نوع شرکت (مانند سهامی خاص، با مسئولیت محدود و غیره) به‌صورت کامل درج گردد. سپس به مرحله بعدی می‌رویم.

نکته: تکمیل دقیق فیلدهای دارای ستاره در تمامی مراحل ضروری است.

مرحله 2: وارد کردن اطلاعات جلسه

یکی از نکات مهم در تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت‌ها، انتخاب مجمع مناسب بر اساس تصمیمات حاضرین در جلسه است. انتخاب هر مجمع یا جلسه هیئت‌مدیره در سامانه، منجر به نمایش تصمیمات مرتبط و در صلاحیت همان مجمع یا جلسه می‌شود که متقاضی می‌تواند از میان آن‌ها یک یا چند تصمیم را انتخاب کند.

در سایت اطلاع‌رسانی ثبت شرکت‌ها به نشانی www.irsherkat.ssaa.ir بخشی به نام “مدارک و مراحل ثبت تغییرات” وجود دارد. دانلود فایل موجود در این قسمت به متقاضی کمک می‌کند تا نوع مجمع یا جلسه مناسب، نوع شخصیت حقوقی و مدارک موردنیاز را به درستی انتخاب کند.

مرحله 3: ثبت تصمیمات جلسه

تصمیمات جلسه باید با دقت و دقیقاً مطابق محتوای صورت‌جلسه در این بخش وارد شود. نوع تصمیمات بر اساس نوع جلسه تعیین می‌شود. بر اساس قانون ثبت شرکت‌ها و قانون تجارت، هرگونه اختیاری که به مجمع عمومی عادی، فوق‌العاده یا سایر جلسات داده شده است، می‌تواند مبنای تصمیمات جلسه باشد. امکان انتخاب چند تصمیم نیز وجود دارد و سپس می‌توانید به مرحله بعد بروید.

برای درک بهتر، در ادامه یک نمونه فرم صورت‌جلسه هیئت‌مدیره مربوط به تغییر محل شرکت در شرکت‌های سهامی خاص ارائه می‌شود.

مرحله 4: تغییر اطلاعات شخصیت حقوقی

در صورت نیاز به تغییر اطلاعات شخصیت حقوقی بر اساس نوع صورت‌جلسه، اطلاعات مورد نظر در این مرحله وارد می‌شود.

مرحله 5: نام‌های درخواستی

در این بخش اسامی مورد نظر به ترتیب اولویت پیشنهادی وارد می‌شوند. در صورت تأیید اولویت‌های بالاتر، به گزینه‌های بعدی نیازی نیست. نام درخواستی در فیلد مربوطه تایپ شده و در صورت نیاز توضیحات اضافی نیز ارائه می‌شود. با کلیک روی دکمه “ثبت نام” اسم پیشنهادی افزوده می‌شود. توجه داشته باشید که تعداد اسامی نباید از پنج نام بیشتر باشد. برای حذف یک نام نیز کافی است روی گزینه “حذف” کلیک کنید.

مرحله 6: سهام/سرمایه شخصیت حقوقی

در این مرحله باید میزان سرمایه شرکت به‌صورت دقیق تعیین و ثبت شود.

مرحله 7: موضوع فعالیت بعد از اصلاح

در مواردی که صورت‌جلسه مربوط به تغییر موضوع فعالیت شرکت باشد، لازم است موضوع جدید در این مرحله به‌صورت دقیق مشخص شود.

مرحله 8: اشخاص

در این بخش مشخصات شناسنامه‌ای و شماره ملی اشخاص حاضر در جلسه و امضاکنندگان صورت‌جلسه باید درج شود. در صورت وجود شخصیت حقوقی یا وکیل، ثبت مشخصات آن‌ها نیز الزامی است. اگر شخصی در جلسه دارای سمت خاصی مانند رئیس یا منشی است و همزمان از سهامداران شرکت محسوب می‌شود، باید سمتی که در جلسه دارد به‌طور دقیق انتخاب شود.

مرحله 9: سهام اشخاص

در این مرحله میزان سهام سهامداران شرکت باید تعیین و ثبت شود.

مرحله 10: سمت اشخاص

اشخاصی که در مرحله قبل وارد شده‌اند باید انتخاب شوند و سمت آن‌ها در جلسه و همچنین سمت‌شان در شرکت با دقت تعیین گردد. توجه داشته باشید که پس از ثبت و دریافت کد رهگیری، اطلاعات قابل اصلاح نیست و هرگونه اختلاف بین صورت‌جلسه امضاء شده و اطلاعات ثبت‌شده باعث عدم پذیرش تغییرات در سازمان خواهد شد.

مرحله 11: ارتباط اشخاص

در این مرحله باید ارتباط قانونی تمامی افرادی که در جلسه دارای سمت هستند و اسامی آن‌ها در مرحله قبل ثبت شده، مشخص شود. برای مثال، تعیین کنید که آیا فرد مدیر شرکت، وکیل یا نماینده قانونی آن است. این اطلاعات باید با نهایت دقت ثبت شود تا مغایرتی با وضعیت قانونی شرکت نداشته باشد.

مرحله 12: شعب شرکت

در صورتی که شرکت دارای شعب مختلف باشد، مشخصات آن‌ها باید در این مرحله وارد شود.

بیشتر: همه چیز درباره ثبت  شعب شرکت

مرحله 13: روزنامه

در این بخش اطلاعات مربوط به روزنامه رسمی وارد می‌شود.

مرحله 14: تأیید صحت ورود اطلاعات و مدارک مورد نیاز

در این مرحله باید تمامی اطلاعات وارد شده به‌دقت بررسی شود. پس از اطمینان از صحت اطلاعات، روی کلید تأیید کلیک کنید. بر اساس نوع صورت‌جلسه و تصمیمات انتخاب‌شده، مدارک مورد نیاز به‌صورت خودکار نمایش داده می‌شوند. همچنین، گزینه “تأیید مدارک مورد نیاز” در سمت راست فرم باید تیک بخورد تا متقاضی ملزم به ارائه مدارک مربوطه باشد.

مرحله 15: متن صورت‌جلسه

متن صورت‌جلسه‌ای که در سامانه تایپ می‌شود باید دقیقاً مطابق با متن صورت‌جلسه تسلیمی به اداره ثبت شرکت‌ها باشد. برای صرفه‌جویی در زمان می‌توانید از متون پیش‌فرض سامانه استفاده کنید که بر اساس تصمیمات انتخاب‌شده تنظیم می‌شوند. با کلیک روی گزینه “دریافت متن پیشنهادی رایانه” می‌توانید متن مناسب را دریافت کنید. در نهایت، پس از تکمیل صورت‌جلسه، روی کلید “پذیرش نهایی” کلیک نمایید.

مرحله 16: پذیرش نهایی صورت‌جلسه تغییرات

در این مرحله باید روی گزینه «پذیرش نهایی» کلیک کنید. پس از این اقدام امکان ویرایش اطلاعات وجود ندارد، بنابراین باید از صحت و دقت اطلاعات وارد شده اطمینان حاصل کنید. پس از پذیرش نهایی، تأییدیه‌ای نمایش داده می‌شود که باید با دقت مطالعه و بر اساس آن عمل کنید.

مرحله 17: اقدامات پس از پذیرش نهایی

• پس از پذیرش اینترنتی و دریافت تأییدیه، پرینت صفحه شامل کد رهگیری ثبت تغییرات را تهیه کنید. سپس نسخه اصلی صورت‌جلسه و ضمائم آن را ظرف سه روز کاری از طریق پست سفارشی به آدرس درج‌شده در تأییدیه ارسال کرده و هزینه پست را پرداخت کنید.
• پس از ارسال مدارک، وضعیت درخواست با استفاده از کد رهگیری از طریق منوی پیگیری قابل بررسی است. همچنین هزینه ثبت باید پرداخت شود.
• مدارک ارسال‌شده توسط اداره ثبت بررسی می‌شود. در صورت تأیید، ابلاغیه‌ای برای مراجعه حضوری متقاضی صادر می‌شود. پس از انجام مراحل مربوطه، یک نسخه از آگهی صادر و به‌صورت خودکار برای چاپ به روزنامه رسمی ارسال می‌شود. متقاضی باید هزینه چاپ را از طریق سایت روزنامه رسمی پرداخت کرده و نسخه چاپ‌شده را در زمان مقرر دریافت کند.

بیشتر بخوانید: تبدیل و انتقال سهام